BrandShelter stellt Rechnungen und Gutschriften in strukturierten XML-Formaten bereit, die der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung EN 16931 entsprechen.
Die XML-Datei steht zusätzlich zu Ihrer bisherigen PDF-Rechnung zur Verfügung. Sie können sie über die Plattform herunterladen oder automatisch per E-Mail erhalten.
So laden Sie eine XML-Rechnung herunter
So laden Sie eine Rechnung oder Gutschrift im XML-Format herunter:
- Melden Sie sich bei der BrandShelter-Plattform an.
- Gehen Sie zu Abrechnungsdaten→ Rechnungen.
- Suchen Sie die Rechnung, die Sie herunterladen möchten.
- Klicken Sie auf das Menü und wählen Sie Download.
- Wählen Sie eines der folgenden Formate aus:
- XML (UBL)
- XML (CII)
- Die XML-Datei wird auf Ihr Gerät heruntergeladen.
Bitte beachten Sie, dass XML-Dateien nur für Rechnungen und Gutschriften verfügbar sind, die am oder nach dem 17. September 2026 ausgestellt wurden, als diese Funktion eingeführt wurde. Zuvor ausgestellte Dokumente werden nicht nachträglich konvertiert.
So erhalten Sie XML-Rechnungen per E-Mail
Sie können festlegen, dass Ihren Rechnungs-E-Mails automatisch eine XML-Datei zusammen mit der PDF-Datei beigefügt wird.
So richten Sie den E-Mail-Versand ein:
- Melden Sie sich bei der BrandShelter-Plattform an.
- Gehen Sie zu Abrechnungsdaten→ Einstellungen.
- Suchen Sie die Einstellung “EU-konforme strukturierte elektronische Rechnung beifügen”.
- Wählen Sie die gewünschte Option aus:
- Aus (nur PDF)
- UBL (Peppol BIS, XRechnung)
- CII (Cross Industry Invoice)
- Aktivieren Sie “per E-Mail”, um die XML-Datei als E-Mail-Anhang zu erhalten.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Bei neu ausgestellten Rechnungen und Gutschriften wird die XML-Datei im ausgewählten Format zusammen mit der bisherigen PDF-Datei an die E-Mail angehängt.
So ändern oder deaktivieren Sie den Versand von XML-Rechnungen
Sie können das ausgewählte XML-Format jederzeit unter Abrechnungsdaten→ Einstellungen ändern.
Wenn Sie keine XML-Dateien mehr per E-Mail erhalten möchten, können Sie:
- die Option per E-Mail deaktivieren oder
- Aus (nur PDF) auswählen, wenn kein XML-Format ausgewählt sein soll.
Welches XML-Format sollte ich auswählen?
BrandShelter unterstützt beide XML-Formate für die elektronische Rechnungsstellung gemäß EN 16931:
- UBL (Universal Business Language): Wird von Standards und Netzwerken für die elektronische Rechnungsstellung wie Peppol BIS und XRechnung verwendet.
- CII (Cross Industry Invoice): Wird von Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung wie XRechnung und ZUGFeRD verwendet.
Welches Format für Sie geeignet ist, hängt von den Anforderungen Ihres Buchhaltungssystems und den für Ihr Unternehmen geltenden Vorschriften ab.
Ist der XML-Versand automatisch aktiviert?
Für neue und bestehende Kunden mit Sitz in der Europäischen Union ist der Versand von XML-Rechnungen standardmäßig aktiviert.
Für Kunden mit Sitz außerhalb der EU ist er standardmäßig deaktiviert. Diese Kunden können jedoch jederzeit XML-Rechnungen herunterladen oder den automatischen E-Mail-Versand aktivieren.
Ändern sich meine PDF-Rechnungen?
Nein. Ihre PDF-Rechnungen bleiben unverändert.
Die strukturierte XML-Datei ist ein zusätzliches Format und ersetzt die PDF-Rechnung nicht.
Sind Gutschriften ebenfalls im XML-Format verfügbar?
Ja. Neu ausgestellte Gutschriften sind ebenfalls in den Formaten UBL und CII verfügbar.
Rechnungen und Gutschriften werden als separate Dokumente erstellt. Für jedes Dokument steht eine eigene XML-Datei zur Verfügung.
Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung des XML-Rechnungsversands in der BrandShelter-Plattform benötigen, wenden Sie sich bitte an unser Support-Team.